『專案管理辦公室』機制

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　　『專案管理辦公室』機制

您會不會覺得專案老是做不好？專案時程一再延誤？專案預算不斷地膨脹？主要關鍵在於如何強化企業內部專案共同溝通語言，並應建置強而有力監督、指導與支援之『專案管理辦公室』機制

■ 投開部毛國芳

壹、前言

　　面對詭譎多變的競爭環境，現代的企業為追求永續經營及不斷成長，企業經營的手法也越加靈活與富有彈性，從以往多半著重在生產與銷售為導向且比較重複性質的活動，逐步調整屬於專案任務性質的活動比重也越來越高，如本公司新產品投資計畫案：己二酸(Adipic Acid； AA)投資計畫；土地開發計畫案：南港經貿園區C234土地開發專案、新竹科技商務園區土地開發專案、與華固建設公司合建R4-1 土地開發專案、R5 土地開發專案；以及最近甫成立之大陸事業小組等專案性組織，由於專案越來越複雜且牽涉到各功能性之部門與組織越深越廣，專案管理(Project Management) 就越來越顯得其重要性，許多專案管理上的專業技巧與專業知識，如整合管理(Integration Management)、範疇管理 (Scope Management)，時間管理(Time Management)、成本管理(Cost management)，品質管理(Quality Management)、人資管理(Human Resource Management) 、溝通管理( C o m m u n i c a t i o n Management)、風險管理 (Risk Management)及採購管理(Procurement Management) 等，上述專案管理並不是做久了自然就會的學問，而是需要經過特殊的專業訓練與歷練，依現今全球發展趨勢，專案管理須經過國際專案管理協會 (Project Management Institute； PMI)考試合格，取得國際專案管理師(Project Management P r o f e s s i o n a l ；PMP)執照之專業訓練，再加上軟體(Software)工具的輔助才能達成，因此在專案管理比較進步的美國，業界已普遍認同專案管理是一種跨領域且獨立的專業技術，並且陸陸續續設立所謂之專案管理顧問公司，另外，也已有為數不少的企業為因應全球競爭之環境成立專案管理辦公室(PMO)組織，並聘用考試合格具專案管理師執照的專才，來執行活動比重越來越高之專案任務性質業務。

　　試問管理一個專案計畫，到底難不難？風險大不大？是否會動搖國本？又同時管控數個不同類型的專案計畫，是不是更難？為了控管這些繁雜的專案，是不是有必要建置專案管理辦公室之執行機制運作？本文將針對企業內部設置專案管理辦公室(PMO)之功能與運作方式加以探討，並提供本公司經理部門參考。

貳、何謂「專案管理辦公室」(PMO)

　　「專案管理辦公室（Project Management Office, PMO）」，又稱「專案辦公室(Project Office)」，根據國際專案管理協會(Project Management Institute；PMI)的定義：「一個專案管理辦公室是一個被賦予若干相關責任，並以集中、協調、指導、監督及支援等管理其經理部門授權其管轄範圍內各專案之組織或單位。」至於，專案管理辦公室被賦予之權責範圍，端視「專案管理辦公室」設置之型態、功能、組織架構，以及取決於企業內部對專案重視之程度而決定，可以從提供專案支援行政管理功能到直接實際負責企業內所有專案管理工作。專案管理辦公室在每個專案計畫啟動時，即須全程參與，並被授予權限作為一個不可或缺的利害關係者 (Stakeholder)或關鍵決策者 (Decision Maker)，藉由專案管理辦公室之運作採取必要之決策行動，俾使企業專案任務之目標維持一致性與達成性。

參、專案管理辦公室之功能

　　大多數企業建立專案管理辦公室之目的，無非是希望提供組織一個專案管理支援服務的“單一窗口＂，並透過專案管理辦公室能有效地整合不同性質專案，以管控、審核、追縱、技術與行政管理支援、建立工作規範(Specification)、發展專案流程(Process)、確保作業標準(Standard)、提供顧問諮詢服務及協助執行教育訓練，有效運用組織內部如人力、設備、財務等各種資源，期以提昇專案績效 (Performance)，圓滿達成上級交付之專案任務。有關專案管理辦公室之主要功能，國際專案管理協會(PMI)認為應包括但不限於以下的不同方式支援各專案經理(Project Manager； PM)：

1.管理專案辦公室轄下所有專案計畫之共用資源；
2.評估及發展專案管理方法論、最佳實務以及標準；
3.負責監督、指導、審核及追縱專案工作；
4.稽核所有專案是否遵循專案管理標準政策、流程、程序及風險控管；
5.協調專案間的縱向及橫向溝通聯繫；
6.發展並管理專案政策、程序、作業標準及共用文件；
7.提供專業諮詢服務；
8.專案經理的訓練、輔導及教導；
9.專案人力的支援與調整；
10.提供專案團隊有效運作的最佳環境；
11.指導與訓練使用專案管理工具(Tools)；
12.培養專案管理共通語言、建立溝通平台與凝聚基本共識。

肆、專案管理辦公室之建置

　　專案管理辦公室的建置與執行並不是想像這麼容易，常需考慮到：組織的架構、資源的整合、專案的特性、系統的使用、以及績效評估等眾多因素，因此，同一套標準並非放置四海皆準，換言之，不一定適用於每一企業。尤其是組織架構是一項能影響資源的可得性的重要因素，它直接影響專案如何於企業環境因素(Enterprise Environment Factors)中執行。

　　不同的組織架構，對建置專案管理辦公室會有不同的邏輯思考規劃方式，以本公司為例，已陸續成立各種不同性質之專案小組，舉凡台中廠興建工程處專案小組、花蓮海洋渡假園區籌備處專案小組、南港經貿園區C2/C3/C4土地開發案專案小組、R13土地開發案專案小組、R5土地開發案專案小組、R4-1土地開發案專案小組、R13-1/R17土地開發案專案小組、新竹科技商務園區專案小組、生技產品事業專案小組、膠原胜肽衍生產品專案小組、理財投資專案小組及花蓮海洋渡假園區專案小組等專案性組織架構，除了生技產品事業小組勉強可稱為專案式(Projectized)專案小組外，其餘均屬功能式(Functional)專案小組，一般典型之功能式 (Functional)專案小組組織架構如圖。

　　專案管理辦公室之運籌帷幄會隨著不同類型之專案小組組織架構而發展其本身所擁有之一套標準作業程序、流程、策略及其運作的方式等。另有關資源整合--人力資源部份，專案人力資源管理包括人員的選、訓、用、評、留、展等六大工作，係由專案管理辦公室為主導，此是以專案辦公室及實際業務需求，規劃訓練課程並運用人才，但從長遠而言，可提供專案管理課程完整規劃及發展。專案管理辦公室之人員編制，可以正式編制納入或者以虛擬組織型態運作，組織形成與一般單位並無不同，主要是它所被賦與的工作目標與任務，應該是配合企業的專案進行整合與管理追蹤，效益則以企業執行發展性所設定之目標或者整合企業資源達成之各項任務為評量基準。如果是以正式編制組成單位時，須依據組織圖與職位說明書設立基本功能定位、編制人員數目、工作說明、部門相關運作流程等；若是以虛擬組織編制，則專案召集人或專案經理一般有可能是總經理或副總經理等高階主管兼任，並設有各任務小組，小組成員由跨部門組合而成，當然也是兼任，一旦專案目標達成後該小組則解散。小組成員的來源可從企業內資深經理或具國際專案管理師中挑選擔任。

　　其實專案管理辦公室可以建置在企業內任何一種組織架構環境中，端視企業策略需求而定。

伍、專案管理辦公室案例

　　以台北市立聯合醫院為例，台北市立聯合醫院為了提升專案開發的品質，特地成立專案管理辦公室，希望透過專案管理辦公室標準化的作業流程，為每個專案的開發嚴格把關。專案成員依據任務屬性由跨部門組合而成，進度報告由秘書室追蹤，並於主管會報或者專案會報說明執行狀況。因此從民國94年起，台北市10 家市立醫院正式合併為一家，並且更名為『台北市立聯合醫院』，表面上看來好像只是醫療院所的名稱變了，但實際上卻有一連串的資訊整合必須完成，才能讓原本獨立運作的資訊平台與應用系統相互聯通，在這樣的前提下，電子病歷系統等10多個專案逐漸地展開。

　　專案管理辦公室，雖然是以專案型任務編組的方式運作，不過已經凸顯了台北市立聯合醫院對於專案管理的重視，負責擔任台北市立聯合醫院專案管理辦公室李召集人表示，相較於過去，合併之後的資訊平台與應用系統開發確實增加不少，其中除了委外開發的專案計畫以外，自行研發專案計畫的比例也逐年增加，建置專案管理辦公室的最主要目的則是希望透過標準化的作業流程，能有效為每個專案的開發品質嚴格把關。其中，除了專案初期(Initiating)的專案計畫書撰寫以外，包括專案展開以後的會議記錄、工作進度等，皆由專案管理辦公室進行嚴格審核追蹤，避免一般專案型組織有球員兼裁判之雙重混淆角色。李召集人並表示，過去委外開發的專案，大多沒有做到全面性的要求，即便有專案計畫書，內容仍不夠充實詳細，對於最終的產品測試更是容易輕忽，為了改善諸如此類的專案管理上的問題，專案管理辦公室亦須涉入每個委外開發的專案內容，同時針對每個工作環節具體要求委外廠商提出詳細的測試方法等內容，供專案管理辦公室查核。

　　除此之外，台北市立聯合醫院對自行研發的專案，亦會依據重要程度決定專案管理辦公室是否參與，目前台北市立聯合醫院的資訊室，又區分為系統開發組、技術服務組以及品質管理組等單位，每個組也都有不同的專案經理，各司其職。目前台北市立聯合醫院專案管理辦公室約有10人的編制，其中更有多人擁有國際專案管理師證照(PMP)，為了提升台北市立聯合醫院的專案管理品質，專案管理辦公室每週都會進行專案管理的內部檢討會議，俾使專案任務之目標維持一致性。

陸、結論

　　最後我個人相信專案管理的核心概念就是：『只要沒有人受到傷害，參與的專案小組成員都走正確的路，做出好東西，完成上級交辦之任務，而園滿達成任務。至於，有多少想法是來自於你或其他人，這並不重要，結果是正面的，令人接受的。』專案管理辦公室之設置是以任何必要的方法與手段，增加專案正面結果的機率與達成之效率，故有其必要性。

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這是本區第24篇貼文　　貼文時間: 2014年4月8日星期二 22時36分47秒　　　小編：MagicLin in 新竹市 歡喜貼文

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